Preencher um AWB agora é tarefa simples. O formulário de entrada de dados do AWB é praticamente igual ao formulário impresso, o que permite que se aprenda a operar o software instantaneamente, pois, a forma de preenchimento é muito parecida com a convencional, só que mais fácil. Abaixo mostramos uma figura completa da interface do formulário:
Conheça a interface usuário na figura abaixo:
1 - Ícones “cadastro/alteração” e “localizar”
- O ícone “cadastro/alteração”, simbolizado por um livro aberto, permite alterar as informações do respectivo cadastro diretamente na base de dados. O ícone “localizar” abre a ferramenta de localização para que você possa encontrar o registro desejado. As teclas de atalho para estes ítens são, respectivamente, F2 e F3;
2 - Nome reduzido - Digitando um nome reduzido existente no cadastro os dados do campo 3 são preenchidos com o conteúdo inserido previamente na base de dados.
3 - Dados do exportador - Contém os dados do exportador, que podem ser extraidos do cadastro de contatos. Essas informações podem ser individuais e aparecerem somente no AWB corrente, sem alterar o cadastro do contato.
4 - Cabeçalho da Companhia aérea - Exibe as informações da Cia. Aérea baseado na configuração feita no cadastro de contatos.
5 - Emissão - Data da emissão do documento
6 - Câmbio - Permite selecionar uma moeda cadastrada. Se a moeda desejada não extiver na lista, pressione F5 para cadastrar uma nova.
7 - BRL - Valor do real na data de emissão para o câmbio selecionado. Este valor é arquivado em um cadastro de câmbio.
8 - Dados do importador - Espaço destinado para preencher os dados do consignatário. É possível cadastrar os dados de importadores no cadastro de contatos, como cliente, para facilitar preenchimentos posteriores com a ajuda da ferramenta de busca.
9 - Status- Informa qual o atual status do AWB: editando, faturado ou impresso.
10 - Campos diversos - Espaço para preencher diversos dados: DDE/DSE, Invoice, RE. O campo “processo” é para o caso de existir algum número interno de processo para controle administrativo.
11 - Comodity - Descrição da mercadoria exibida nos AWBs Houses.
12 - Combo Agente - Quando existir mais de um agente cadastrado, este controle fica habilitado permitindo selecionar um outro agente para o AWB.
13 - Carrier - Dados do agente, extraído do banco de dados que podem ser personalizados para cada AWB.
14 - Iata Code - Número de registro no IATA, extraído do cadastro do agente selecionado.
15 - Account - Número da conta da cia. aérea, extraido do respectivo cadastro.
16 - Account information - Espaço para anotações diversas
1 - Airport of departure - Nome do aeroporto de partida
2 - Rota – Rota completa nos respectivos campos
3 - Currency - Descrição da moeda
4 - Campos prepaid e collect - quando você digita, por exemplo, “CC” no campo CHGS code, o sistema sugere o preencimento “CC” nos campos WT/VAL e Other. Se não for o caso, é permitido que eles sejam alterados
5 - Declared Value Carriage - Ao ser preenchido com um valor numérico, faz um cálculo automático do Ad Valorem, se deixado em branco, preenche com os caracteres NVD, ou o com o texto inserido através do painel “configurações”
6 - Declared Value for Customs - Se o valor for deixado em branco, o campo é preenchido com os caracteres NCV ou o com o texto inserido através do painel “configurações”
7 - Aeroporto de destino - Local para preenchimento do aeroporto de destino
8 - Datas dos vôos - Locais para informar as datas de um ou mais vôos
9 - Cubagem - Botões que, ao serem clicados, abrem a ferramenta para cálculo da cubagem, que retorna o peso cubado da carga, baseado na quantidade de peças, dimensões e quantidade de ítens da carga
10 - Detalhes do frete - Valores calculados manual ou automaticamente
11 - Campos livres - Locais onde podem ser digitados qualquer informação
12 - Totais - Valor da soma dos campos: nº de peças, peço bruto e tota
13 - Exibir informações do Corpo do AWB - Habilita/desabilita a exibição dos dados no corpo do AWB.
1 - Totais AWB – Campos preenchidos automaticamente pelo sistema. Os campos valuation charge e TAX podem ser preenchidos manualmente
2 - Other charges - Espaço reservado para o preenchimento detalhado das taxas cobradas pelo agente e pela companhia aérea. Na medida em que as taxas vão sendo inseridas, elas são armazenadas no banco de dados. Quando uma taxa é inserida pela primeira vez, o sistema pergunta se ela pertence ao agente, para poder fazer o cálculo correto nos campos “total charges due agente” e “total charges due carrier”. Para alterar os dados de uma taxa, clique no ícone “alterar/excluir other charges” ou pressione a telca F6 para abrir o cadastro de other charges, e fazer as alterações/exclusões desejadas
3 - Calcular incentivo/over - Permite calcular facilmente o valor do incentivo, usando cinco fórmulas diferentes, ou com valores definidos pelo usuário. O resultado não é exibido no AWB, e serve para auxiliar no acerto de contas com as companhias aéreas e também para compor relatórios gerenciais do sistema
4 - Assinaturas – Local para assinaturas, datas e outros dados de quem emitiu o AWB